PENGATALOGAN DESKRIPTIF

   Pengatalogan deskriptif merupakan suatu kegiatan yang wajib dalam dunia perpustakaan, saat suatu buku atau segala bentuk koleksi yang merekam informasi diakuisisi oleh perpustakaan . Diawali dari pembuatan katalog dengan bentuk kartu hingga yang terbacakan mesin seperti MARC pada era elektronik sekarang. Ihwal pembuatan sebuah katalog yang mendasari pengatalogan deskriptif diawali dari hasil-hasil Paris Principle, yang dilanjutkan dengan penyusunan sebuah format standar deskripsi bibliografis atau yang lebih lazim dikenal dengan International Standard Bibliographic Description ( ISBD ) pada awal tahun 1970an. Hal ini pula yang mendasari terbitnya suatu buku yang berisi peraturan-peraturan standar pengatalogan deskriptif yaitu Anglo-American Cataloguing Rules ( AACR ) yang secara tidak resmi diakui sebagai pedoman standar internasional dalam pengatalogan deskriptif. Sebuah katalog yang dibuat mendasari pengatalogan deskriptif, dibuat  dengan beberapa tujuan atau fungsi, yaitu :

1. Memungkinkan pemakai menemukan sebuah buku apabila diketahui nama pengarang, judul atau subjeknya.
2. Menunjukkan apa saja yang dimiliki perpustakaan oleh pengarang tertentu, tentang subjek atau bidang tertentu, dan tentang literatur tertentu.
3. Membantu memilih sebuah buku berdasarkan edisinya atau ciri-ciri yang lebih spesifik.

intinya sebuah katalog dibuat untuk memudahkan dalam memudahkan pengawasan koleksi oleh suatu perpustakaan, serta memudahkan pemakai dalam membantu menelusur suatu koleksi yang dicari.

  Kembali ke pengatalogan deskriptif, sama seperti sebuah katalog juga memiliki tujuan dalam penyusunannya, yaitu sebagai representasi dari sumber informasi yang merupakan koleksi dari suatu perpustakaan dan memungkinkan pemberian deskripsi dengan beberapa titik akses. 

     Di dalam pengatalogan deskriptif kadang dijumpai hal-hal seperti keterulangan atau redundansi dalam penyusunan cantuman-cantuman bibliografis dan untuk lebih menujukkan hubungan antara dokumen (buku atau yang lainnya), pencipta, dan subjek, maka mulai tahun 2003 disusunlah sebuah konsep atau model Functional Requirements for Bibliographic Records ( FRBR ) dengan beberapa tujuan dalam penyusunannya, yaitu :

• Find ( menemukan ) maksudnya, menemukan entitas yang cocok dengan kriteria penelusuran yang telah ditetapkan oleh pengguna. Misalnya satu atau beberapa entitas tentang bidang tertentu, pada judul tertentu atau oleh pengarang tertentu.
• Identify ( mengidentifikasi ) maksudnya, mengidentifikasi suatu entitas. Misalnya bahwa entitas yang diperoleh adalah yang benar dicari atau membedakan dua entitas atau lebih yang memiliki karakteristik yang mirip.
• Select ( memilih ) maksudnya, memilih entitas yang cocok dengan kebutuhan pengguna. Misalnya dari segi isinya, format fisik dan menolak yang tidak cocok dengan kebutuhan misalnya memilih teks dalam bahasa Indonesia, program komputer yang kompatible dengan hardwarenya.
• Obtain ( memperoleh ) maksudnya, memperoleh akses terhadap entitas yang dideskripsikan. Misalnya melalui pinjaman, pembelian, atau akses secara elektronik.

    Di dalam pengatalogan deskriptif, ada standar pengatalogan yang digunakan secara internasional yaitu Anglo-American Cataloguing Rules ( AACR ) yang sampai pada saat ini sudah sampai pada edisi revisi ke dua. Secara garis besar AACR terdiri dari dua bagian, yatu :

1. Description ( 13 bab yakni aturan umum deskripsi dan aturan untuk masing-masing bahan yakni bahan buku, bahan kartografi, manuskrip, musik, rekaman suara, film dan rekaman video, bahan grafis, sumber elektronik, artefak tiga dimensi, bentuk mikro, serta sumber yang berkelanjutan dan analisis.
2. Tajuk, judul seragam dan rujukan ( pilihan titik akses, tajuk untuk orang dan badan korporasi, judul seragam dan rujukan )

AACR juga memiliki susunan yang mnemonic artinya menggunakan kode perpaduan angka dalam penggunaanya, yang menunjuk ke makna tertentu. Misalnya kode 1.0 adalah aturan umum pengatalogan, 1.1 aturan tentang daerah judul dan keterangan penanggung jawab yang mencakup semua bahan ( aturan umum ); 3.2 aturan tentang edisi untuk item berupa bahan kartografi; 6.5 aturan tentang deskripsi fisik item berupa rekaman suara.
     Seperti yang sudah dijelaskan di bagian awal tulisan ini, katalog merupakan hal yang mendasari suatu pengatalogan deskriptif. Suatu entri katalog memiliki unsur-unsur berupa tajuk atau heading, deskripsi delapan daerah, subjek, dan jejakan atau tracing. Terkait dengan unsur deskripsi delapan daerah yang merupakan unsur-unsur pengatalogan deskriptif merupakan suatu organisasi deskripsi yang terdiri dari delapan bidang yaitu, beserta penjelasannya :
1. Judul dan Keterangan Penanggung Jawab

• Ditulis sesuai dengan wording, order, dan spelling
• Tanda baca dan huruf kapital diatur tersendiri penggunaannya
• General Material Designation digunakan sebagai keterangan penanda bahan
• Judup paralel dan keterangan judul
• Penulisan penanggungjawab

2. Edisi

• Biasanya ditulis ringkas tapi jelas
• Penaggung jawab untuk edisi tertentu, maksudnya apabila di suatu edisi ada pihak lain yang terlibat dalam penyusunannya maka nama pihak tersebut harus dicantumkan pada keterangan edisi

3. Data Khusus

• Untuk menunjukkan kondisi fisik suatu item, seperti bahan kartografi (skala, proyeksi, garis lintang dan bujur), musik (physical presentation), sumber elektronik (program atau data), sumber berkelanjutan (penomoran seri), dan bentuk mikro (bagan kartografi, musik, dan sumber berkelanjutan dalam bentuk mikro)

4. Penerbitan dan Distribusi

• Berisi tempat terbit, nama penernit dan tahun terbit
• Aturan khusus baggi bahan yang tidak diterbitkan seperti skripsi, tesis, dan bahan literatur kelabu lainnya
• Aturan berbagai tempat terbit, nama penerbit, distributor dan keraguan pada tahun penerbitan

5. Deskripsi fisik

• Berisi keterangan dimensi suatu item, rincian fisik khusus halaman keliru, dan keterangan ukuran yang tak lazim

6. Seri

• Berisi judul, nomor, dan tanda baca yang digunakan

7. Catatan

• Berisi keterangan seperti bibliografi, indeks atau hal lain yang dianggap penting.

8. Nomor Standar

• Suatu nomor yang terdiri dari 13 digit sebagai kode unik item